Управління проектом автоматизації роздрібного магазина

Роздрібна торгівля – одна з вічних галузей. Поки у людини є потреба в їжі і одязі, а така потреба в осяжному майбутньому у людини точно буде, для роздрібної торгівлі робота знайдеться. Вона може міняти форму і зміст, але суть залишається незмінною впродовж століть.

Read the rest of this entry…

автоматизація, магазин, мета, товар, торгівля,

Ризики проекту автоматизації

Основна частина нашого життя проходить на роботі. Приходимо ми туди, щоб запрацювати грошей, отримати знання і досвід, добитися визнання і піднятися по службових сходах. У різні фази свого життя на роботі ми переслідуємо різні цілі. По суті, наше життя – це набір проектів різної тривалості і різного масштабу: від маленьких до глобальних.

Навіщо робити проект свідомо неуспешним? Не дивлячись на те що і такі завдання мають місце, все-таки велика частина проектів налаштована на їх успішну реалізацію. Щоб проект був успішний, команда повинна передбачити всі проблеми, з якими можна зіткнутися при виконанні робіт, і знати, як на них реагувати.

Хотілося б звернути увагу на деякі ризики, з якими нерідко стикаються при виконанні проектів. При реалізації будь-якого проекту перш за все взаємодіють один з одним люди, що його виконують, – як з боку виконавця, так і з боку замовника. А там, де присутній більш за одну людину, завжди відбувається конфлікт інтересів.
Звідси і витікає б про льшєє кількість ризиків. Подальший виклад умовно будемо в основному вести з боку виконавця.

Людський чинник

Read the rest of this entry…

замовник, проблема, ризик, співробітник, сторона,

Комплексний підхід до процесу навчання замовника на корпоративному проекті як мінімізація проектних ризиків

Програмний продукт – це інструмент для підвищення ефективності роботи підприємства, і позитивний результат від застосування цього інструменту можна чекати тільки при його грамотному використанні.
Завдання фахівців, проектів впровадження інформаційних систем, що займаються реалізацією, – не тільки набудувати або допрацювати цей інструмент, але і навчити клієнта працювати з ним так, щоб система дійсно була ефективним засобом для виконання роботи, а не «зайвим колесом».
Тому навчання користувачів можливостям застосування програмного продукту – це невід’ємний етап проекту автоматизації.

Як показує практика, найбільш складним і трудомістким процес навчання буває тоді, коли він виконується в рамках комплексних корпоративних проектів.

Часто саме в цих проектах функціонал типового програмного продукту допрацьовується під специфіку підприємства замовника з урахуванням галузевих бізнес-процессов, облікової політики, методології ведення обліку і управління. Всі ці особливості повинні враховуватися як при кастомізациі рішення, так і при проведенні навчання користувачів програми.
В цьому випадку навчання буде сполучною ланкою між доопрацюванням функціонала і його успішним застосуванням. Від того, наскільки ефективно буде проведено навчання, залежить як швидко і успішно співробітники почнуть працювати в системі, чи стане програмний продукт ефективним інструментом досягнення бізнес-целей замовника, і, зрештою, чи буде проект визнаний успішним.

Автоматизована система, що упроваджується у корпоративного замовника, – це, перш за все, комплексний механізм, де всі складові частини взаємозв’язані.
Відповідно, кожен фахівець замовника повинен розуміти, що практично всі його дії в програмі можуть вплинути на роботу інших користувачів, на підсумкові показники формованої звітності, а також те, що його помилки можуть стати причиною зниження продуктивності використання системи в цілому. Такого розуміння можна добитися саме на етапі навчання.
Усвідомлення співробітниками підприємства цього аспекту – застава відповідального відношення до роботи в системі, якісного виконання своїх функцій, і як наслідок – ефективної роботи всього програмного комплексу.

Відомі випадки, коли, не знаючи алгоритмів, що існують в системі, замовник вимагає доопрацювань програмного продукту відповідно до практики документообігу, що склалася у нього, інформаційних потоків, які у свою чергу можуть бути менш ефективні, чим передбачений типовим рішенням порядок роботи.
Зміна типового рішення там, де ефективно було використання типових можливостей, вабить невиправдане збільшення бюджету проекту і подальших витрат на супровід системи.
Але якщо замовник отримає знання про принципи побудови системи, він зможе об’єктивно оцінити не тільки переваги використання програмного продукту, але і, знаючи його можливості, запитати адекватні доопрацювання для вирішення завдань свого бізнесу.

Навчання користувачів роботі в системі до початку її безпосередньої роботи на підприємстві дає співробітникам час на звикання до нового інструментарію. Якщо навчання знімуть більшість питань слухачів, розкриє переваги упроваджуваного програмного продукту, то воно напевно підвищить рівень лояльності майбутніх користувачів до системи.
Це у свою чергу позитивно вплине на успішність впровадження, мінімізує опір персоналу змінам в роботі, пов’язаним з впровадженням нового програмного забезпечення, зніме моменти настороженого відношення фахівців замовника до нової програми.

Проте, значна перерва між навчанням і початком експлуатації системи може понизити ефективність роботи з програмою, оскільки придбані знання, не закріплені реальною практикою роботи, просто забуваються. Щоб навчання дало максимальний результат, необхідно планувати етапи навчання в загальному плані проекту з урахуванням вказаного чинника.

Узагальнюючи сказане вище, приведемо перелік основних проектних ризиків, мінімізувати які може якісно організоване і проведене навчання.
Ризик
Способи мінімізації ризику на етапі навчання
Результат

Вимоги замовника до доопрацювання системи, що роблять її роботу менш ефективної. Невиправдане збільшення бюджету за рахунок не потрібних доопрацювань.
Роз’яснення в ході навчання принципів роботи, взаємозв’язки об’єктів програми
Адекватні вимоги співробітників замовника по доопрацюванню програмного продукту

Зниження продуктивності використання системи в цілому із-за помилок окремих користувачів.
Формування у користувачів розуміння того, що автоматизована система – комплексний механізм, усвідомлення впливу дій одного користувача на результат роботи системи в цілому.
Відповідальне відношення користувачів до роботи в системі. Мінімізація помилок, викликаних нерозумінням порядку роботи з програмним продуктом.
Опір співробітників замовника роботі з новим програмним продуктом.
Зняття питань і сумнівів користувачів, розкриття переваг нової програми.
Підвищення рівня лояльності до програмного продукту співробітників замовника
Визнання проекту неуспешним, сумнів замовника в досягненні бізнес-целей за допомогою програмного продукту.
Позиціонування навчання як сполучної ланки між кастомізацией рішення і застосуванням ПП на робочих місцях замовника.

Розуміння, яким чином за допомогою програмного продукту досягаються бізнес-целі

Для того, щоб навчання в ході проекту принесло очікувані результати, допомогло понизити можливі проектні ризики, необхідно удосконалити підходи до організації і проведення навчання, підвищення якості знань користувачів.

Одним з можливих способів рішення цієї задачі, на наш погляд, є комплексність навчання.

Комплексний підхід до організації навчання

Read the rest of this entry…

замовник, курс, навчання, слухач,

Контрактна документація

Успіх будь-якої комерційної діяльності багато в чому залежить від рівня підготовки і подальшого юридично грамотного оформлення договірних відносин. Від цього ж залежить і результат врегулювання можливих розбіжностей між замовником і виконавцем і, якщо таке трапитися, судового дозволу справи при виникненні суперечок.
Грамотно складені документи є заставою добрих партнерських відносин сторін і посередників операції, дозволяють мирно вирішувати всі виникаючі проблеми, не переносячи їх в зал судового засідання.

Крім врегулювання правових аспектів взаємодії, контрактна документація може служити могутнім інструментом запобігання можливим проектним ризикам. У даній статті представлені деякі з основних аспектів роботи з контрактною документацією як інструментом врегулювання розбіжностей сторін і запобігання ризикам проекту.

Що потрібне чітко знати до укладення контракту на проект?

При намірі укласти контракт слідує чітко знати, які цілі необхідно досягти при його реалізації, уточнити найбільш важливі моменти, пов’язані з його оформленням, підписанням і виконання.
Необхідно передбачити головні питання майбутньої роботи, а потім, переходячи від загального до приватного, скласти зразкову поетапну схему роботи і продумати, що і як повинно бути зроблено на кожному етапі.
Вже на етапі планування робіт ми можемо спрогнозувати виникнення можливих ризиків проекту і продумати шляху їх компенсації, включивши в договір умови, що дозволяють з найменшими витратами вийти з можливої конфліктної ситуації з клієнтом.

Тому проект майбутнього договору бажано розробити найзацікавленішій організації, а не зупинятися на шаблоні договору, замовником, що надається.

Звичайно ж, при складанні формулювань умов договору краще всього привернути фахівців відповідного профілю (штатний юрист в компанії або разові послуги позаштатних фахівців). Детальне опрацьовування тексту договору з боку виконавця допоможе уникнути несподіванок, які можуть виходити від замовника.
При цьому по його зауваженнях при узгодженні тексту договору можна прослідкувати, в чому саме полягають його сумніви, очікування, інтереси і запобігти включенню в договір небажаних умов.

Договір. Перевіряємо основне…

Read the rest of this entry…

договір, замовник, результат, сторона, термін,